Hier können Sie unsere ausführlichen Verfahrensgrundsätze (Stand 05.03.2021) lesen. Sie können unsere Verfahrensgrundsätze auch als PDF herunterladen.

I. Regeln guter wissenschaftlicher Praxis und Einsetzung des Ombudsman für die Wissenschaft

1. Mit dem DFG-Kodex „Leitlinien zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ (2019) der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) hat sich die Wissenschaftsgemeinschaft Regeln zum Umgang mit wissenschaftlichem Fehlverhalten gegeben. Dort werden diese Regeln einerseits formuliert und erläutert, andererseits wird der Bedarf nach Instanzen zur Durchsetzung der Regeln festgestellt.
2. Die Leitlinie 6 des DFG-Kodex sieht zum Zweck der Durchsetzung der Regeln zur Sicherung der guten wissenschaftlichen Praxis die Einberufung des Ombudsman für die Wissenschaft vor. Daneben soll jede Einrichtung lokale Ombudspersonen ernennen.
3. Der Senat der DFG beruft vier Wissenschaftler*innen für eine vierjährige Amtszeit ins Gremium des Ombudsman für die Wissenschaft. Eine Wiederwahl ist möglich. Die Mitglieder des Ombudsman für die Wissenschaft (im Folgenden auch: Ombudsgremium) sind ehrenamtlich tätig.
4. Grundlage der Tätigkeit des Ombudsman für die Wissenschaft sind die im DFG-Kodex formulierten Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis, die von den DFG-Mitgliedseinrichtungen in das eigene Regelwerk übernommen worden sind. Zahlreiche weitere wissenschaftliche Einrichtungen in Deutschland verpflichten sich, vergleichbare Regeln zur Wahrung der wissenschaftlichen Integrität einzuhalten und durchzusetzen.
5. Das Gremium des Ombudsman für die Wissenschaft wird durch eine Geschäftsstelle unterstützt. In der Geschäftsstelle werden die Unterlagen zu Anfragen und zu Ombudsverfahren aufbewahrt. Die in der Geschäftsstelle tätigen Personen sind – wie die Mitglieder des Ombudsgremiums – zur Verschwiegenheit verpflichtet.

II. Zuständigkeit des Ombudsman für die Wissenschaft

1. Der Ombudsman für die Wissenschaft arbeitet unabhängig und ist nicht weisungs­gebunden.
2. Der Ombudsman für die Wissenschaft berät und unterstützt bei Fragen zur guten wissenschaftlichen Praxis bzw. bei einem Verdacht auf ein wissenschaftliches Fehlverhalten. In Konfliktfällen, welchen eine mutmaßliche Verletzung der guten wissenschaftlichen Praxis zugrunde liegt, wird das Ombudsgremium beratend, und vermittelnd tätig. Im Zentrum eines Ombudsverfahrens steht die lösungsorientierte – an den Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis ausgerichtete – Konfliktmoderation.
3. Alle Wissenschaftler*innen, die einen Bezug zum deutschen Wissenschaftssystem aufweisen, können sich mit der Bitte um Beratung oder Vermittlung (gemäß II. 1.) an den Ombudsman für die Wissenschaft wenden. Lokalen Ombudspersonen steht der Ombudsman für die Wissenschaft bei Fragen zu lokalen Verfahren beratend zur Seite. Auch der interessierten Öffentlichkeit gibt der Ombudsman für die Wissenschaft Auskunft zu Fragen, die das Thema wissenschaftliche Integrität betreffen.
4. Der Ombudsman für die Wissenschaft kann als Alternative zu den lokalen Ombudspersonen der Hochschulen und Forschungseinrichtungen angerufen werden. Er ist nicht als übergeordnete Instanz zu anderen Ombudspersonen tätig. Es ist Hinweis­gebenden freigestellt, ob sie sich an die lokalen Ombudspersonen oder an den Ombudsman für die Wissenschaft wenden.
5. Der Ombudsman für die Wissenschaft wird nicht parallel zu anderen zuständigen Instanzen tätig.
   1. Er wird nicht parallel tätig zu lokalen Ombudspersonen, zu Fehlverhaltens­kommissionen oder zu anderen Instanzen zur Aufklärung wissenschaftlichen Fehl­verhaltens an Universitäten und außeruniversitären Forschungseinrichtungen, wenn dort dieselben Hinweise oder ähnliche Hinweise desselben Sachverhalts vorliegen.
   2. Er beschäftigt sich nicht mit Anfragen, die im weiteren Zusammenhang von anderen Instanzen geprüft werden, beispielsweise wenn dieselben oder verwandte Aspekte desselben Sachverhalts gerichtsanhängig sind.
   3. Er wird einzelne Personen oder Institutionen bezüglich andernorts geführter Verfahren nicht beraten oder vertreten. Allerdings kann das Ombudsgremium die Einrichtung auf einen möglichen Verstoß gegen die für die Einrichtung maßgeblichen Regeln, etwa die eigene Verfahrensordnung, aufmerksam machen.
   4. Der Ombudsman für die Wissenschaft ist keine Revisionsinstanz zu andernorts geführten Verfahren.
6. Der Ombudsman für die Wissenschaft wird tätig bei korrigierbaren Verstößen gegen die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis.
   1. Der Ombudsman für die Wissenschaft prüft und bewertet die ihm vorgetragenen Hinweise. Die Sachaufklärung zielt auf eine Vermittlung im Sinne der guten wissen­schaftlichen Praxis zwischen Wissenschaftler*innen (oben II. 1.); sanktionierende Maßnahmen durch den Ombuds­man für die Wissenschaft sind nicht vorgesehen.
   2. Der Ombudsman für die Wissenschaft ist keine Ermittlungsinstanz zur Feststellung von nicht korrigierbarem wissenschaftlichem Fehlverhalten. Gemäß der Selbstverwaltung in der Wissenschaft obliegt die Prüfung von Hinweisen auf ein schwerwiegendes und nicht korrigierbares wissenschaftliches Fehlverhalten der zuständigen (lokalen) Kommission der betroffenen Einrichtung bzw. der DFG. Bei einem begründeten Anfangsverdacht eines nicht korrigierbaren wissen­schaftlichen Fehlverhaltens gibt der Ombudsman für die Wissenschaft eine ihm vor­getragene Angelegenheit mit DFG-Bezug an den Ausschuss zur Untersuchung von Vorwürfen wissenschaftlichen Fehlverhaltens der DFG ab. Wenn kein Bezug zur DFG besteht, wird er bei begründetem Anfangsverdacht die Durchführung eines förmlichen Untersuchungs­verfahrens bei der betroffenen Einrichtung anregen.

III. Prinzipien

Prinzipien der Arbeit des Ombudsman für die Wissenschaft sind Vertraulichkeit, Unparteilichkeit, und Fairness gegenüber allen Beteiligten.

1. Alle an den Ombudsman für die Wissenschaft gerichteten Anfragen und Verfahren werden streng vertraulich behandelt.
   1. Der Ombudsman für die Wissenschaft informiert keine anderen Personen als die direkt betroffenen über die Inhalte und das Ergebnis einer Prüfung, es sei denn, diese ergibt einen begründeten Ver­dacht auf ein nicht korrigierbares wissen­schaftliches Fehl­verhalten. In diesem Fall wird die An­gelegen­­heit an die zuständige Kommission zur Untersuchung wissen­schaftlichen Fehl­ver­haltens abgegeben (siehe II. 5. d).
   2. Die Ge­währ­­leistung der Ver­traulich­keit dient dem Schutz aller in ein Ver­fahren involvierten Personen, insbesondere, um einem möglichen, ungerechtfertigten Reputationsverlust der Beteiligten ent­gegen­zu­wirken. Dieser Schutz gilt auch über den Ab­schluss eines Falles hinaus.
   3. Die Unterstützung durch den Ombudsman für die Wissenschaft umfasst insbesondere auch die Beratung von Personen, die einen Hinweis auf wissenschaftliches Fehlverhalten zur Kenntnis bringen möchten oder gebracht haben (Hinweisgebende, „Whistleblower“).
   4. Der Ombudsman für die Wissenschaft weist alle beteiligten und informierten Personen darauf hin, dass diese Personen ihrer­seits diese Ver­traulich­keit strikt zu wahren haben. Wird dieser Grundsatz mit dem möglichen Ziel, der anderen Seite Schaden zuzufügen, nicht befolgt, wertet der Ombudsman für die Wissenschaft den Bruch der Vertraulichkeit selbst als einen Verstoß gegen die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis.
   5. Vertraulich zu behandeln sind insbesondere die von den Beteiligten geäußerten Meinungen oder Empfehlungen hinsichtlich der möglichen Beilegung der Angelegenheit, Vorschläge oder Äußerungen des Ombudsgremiums und auch der Umstand, dass Beteiligte zugestimmt oder nicht zugestimmt haben, eine vom Ombudsgremium vorgeschlagene Lösung anzunehmen.
   6. Die Beteiligten verpflichten sich, in späteren Verfahren weder andere Beteiligte noch den Ombudsman für die Wissenschaft bzw. seine Mitglieder oder seine Mitarbeiter*innen als Zeugen bzw. Zeuginnen für Vorgänge innerhalb des Ombudsverfahrens zu benennen. Dies gilt für mögliche gerichtliche Verfahren oder andere Verfahren im Zusammenhang mit der beim Ombudsman für die Wissenschaft erörterten Konfliktsituation.
2. Es ist eine der Grundregeln des Ombudsman für die Wissenschaft, eine neutrale Position zwischen den an einem Verfahren Beteiligten einzunehmen.
   1. Die abschließenden Einschätzungen und Empfehlungen des Ombudsman für die Wissenschaft beruhen immer auf den Informationen, die er durch das Befragen aller wesentlich beteiligten Personen erworben hat.
   2. Der Ombudsman für die Wissenschaft bezieht möglichst frühzeitig die Person in ein Verfahren ein, auf die sich die Hinweise auf einen möglichen Verstoß gegen die Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis beziehen. Bevor der Ombudsman für die Wissenschaft eine Einschätzung einer Sachlage treffen kann, muss den von den Hinweisen Betroffenen die Möglichkeit zur Stellungnahme eingeräumt werden.
   3. Wenn ein*e Hinweisgeber*in nicht damit einverstanden ist, dass die von den Hin­weisen betroffene Seite um eine Stellungnahme gebeten wird, kann in der Regel keine abschließende Einschätzung des Ombudsman für die Wissenschaft erfolgen. Ggf. ist in diesem Fall eine Einschätzung oder Empfehlung des Ombudsman für die Wissenschaft möglich, die sich ausdrücklich nur auf den geschilderten Sachverhalt bezieht, ohne die Informationen durch Befragung der anderen Seite überprüft zu haben.
   4. Jedes Mitglied des Ombudsgremiums prüft, ob im Hinblick auf ein Verfahren Gründe für eine mögliche Befangenheit vorliegen. Sofern das Mitglied des Ombudsgremiums der Ansicht ist, dass der Anschein der Befangenheit besteht, darf es sich an dem Verfahren nicht beteiligen. Liegen Gründe für eine vermutete Befangenheit eines Mitglieds des Ombudsman für die Wissenschaft vor, können diese dem Ombudsman für die Wissenschaft in schriftlicher Form angezeigt werden. Das Ombudsgremium entscheidet, ob die dargelegten Anhaltspunkte eine Enthaltung des betroffenen Gremiumsmitglieds in der Angelegenheit rechtfertigen.
3. Im Sinne eines transparenten Verfahrens werden alle an einem Ombudsverfahren beteiligten Parteien (ggf. auf Nachfrage) zu jedem Zeitpunkt über den Stand des Ver­fahrens und die geplanten Schritte informiert.

IV. Kontaktaufnahme zum Ombudsman für die Wissenschaft

Anfragende Wissenschaftler*innen können der Geschäftsstelle des Ombudsman für die Wissenschaft Hinweise vorlegen, die ihrer Ansicht nach ein wissenschaftliches Fehlver­halten begründen oder vermuten lassen. Für Anfragen an den Ombudsman für die Wissenschaft kann das Kontaktformular auf der Website des Ombudsman (deutsch/ englisch) verwendet werden. Alternativ können Anfragen per E-Mail oder per Post an die Geschäftsstelle gesendet werden – dabei muss darauf geachtet werden, dass auch das ausgefüllte Anfrageformular (deutsch/englisch) eingereicht wird, da mit diesem die Zustimmung zu den Verfahrensrichtlinien des Ombudsman erfolgt. Die eingereichten Hinweise sollten den Verdacht so umfangreich wie nötig und so zielgerichtet und sachlich wie möglich darlegen. Alle Anfragen werden von der Geschäftsstelle direkt und vollständig an die Mitglieder des Ombudsgremiums weitergeleitet. Wissenschaftler*innen können sich für eine erste Beratung auch direkt telefonisch an die Geschäftsstelle des Ombudsman für die Wissenschaft wenden. Erfolgt eine mündliche Verdachtsanzeige bzw. legen Personen verfahrensrelevante Informationen mündlich dar, wird dies in einer Aktennotiz vermerkt. Zeigen Personen ein mutmaßliches Fehlverhalten an, werden diese gebeten, die Hinweise in schriftlicher Form einzureichen.

V. Verfahrensablauf

1. Die Beratungen und Verfahren beim Ombudsman für die Wissenschaft finden nicht öffentlich statt. Insbesondere Vermittlungen können nur bei einer vertraulichen Behandlung aller Angelegenheiten erfolgreich sein. Sämtliche Vorgänge werden in der Geschäftsstelle des Ombudsman dokumentiert. Diese Unterlagen dienen der internen Falldokumentation bzw. der Dokumentation der Tätigkeit des Ombudsman für die Wissenschaft und werden streng vertraulich behandelt. Eine Akteneinsicht ist zu keinem Zeitpunkt des Verfahrens vorgesehen. Der Ombudsman für die Wissenschaft wird den Beteiligten nur dann Akteneinsichten gewähren, wenn es für eine Vermittlung hilfreich erscheint und alle Beteiligten der Gewährung einer Akteneinsicht zustimmen. Für die Beteiligten soll der Ombudsman für die Wissenschaft eine Vertrauensperson sein, der gegenüber sie sich frei äußern können, ohne damit rechnen zu müssen, dass ihre Mitteilungen anderen bekannt werden.
2. Nach einer Anrufung bzw. nach dem Einreichen von Belegen durch eine*n Hinweisgeber*in berät der Ombudsman für die Wissenschaft über die Möglichkeit eines wissenschaftlichen Fehlverhaltens in der vorgetragenen Angelegenheit, über noch einzuholende Informationen und über das weitere Vorgehen.Um ein möglichst vollständiges Bild einer Angelegenheit zu erhalten, kann es nötig sein, dass das Ombudsgremiums sich mit einer Angelegenheit an dritte Personen oder Institutionen wenden möchte. Zunächst wird der Hinweisgeber hierfür immer um sein Einverständnis gebeten. Der Ombudsman wendet sich nicht ohne Einverständnis an Dritte.
3. Um ein möglichst vollständiges Bild einer Angelegenheit zu erhalten, ist es in der Regel nötig, dass das Ombudsgremiums sich in einer Angelegenheit (vertraulich) nachfragend an die von den Hinweisen betroffene Person oder Institutionen wendet. Zunächst wird der bzw. die Hinweisgeber*in hierfür immer um das Einverständnis gebeten. Der Ombudsman für die Wissenschaft wendet sich nicht ohne Einverständnis an Dritte.
4. Das Prinzip der Fairness gebietet, dass die von den Vorwürfen betroffenen Personen Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten. Liegt das Einverständnis der Hinweisgebenden vor, wird der Ombudsman für die Wissenschaft den von den Vorwürfen betroffenen Personen die vorgebrachten Hinweise in der Regel sinngemäß mitteilen und sich ihre Sicht der Dinge schildern lassen. Es können mit Einverständnis aller Beteiligten auch weitere Personen um eine Stellungnahme gebeten werden, wenn dies für die Meinungsbildung des Ombudsman für die Wissenschaft erforderlich scheint.
5. In sehr seltenen Fällen kann es sinnvoll erscheinen, ein externes Fachgutachten zu einem Sachverhalt einzuholen. Aufgrund der gebotenen Vertraulichkeit bedient sich das Ombudsgremium nur selten dieser Maßnahme.
6. Die Anonymität des bzw. der Hinweisgebenden kann auf Wunsch gewahrt werden. Sollte dies nicht mit dem Charakter des Verfahrens oder den Interessen anderer Beteiligter vereinbar sein, berät der Ombudsman für die Wissenschaft mit der/dem Hinweisgeber*in das weitere Vorgehen. Immer dann, wenn nicht nur eine bloße Beratung in abstrakten Fragen gewünscht wird, muss der durch die Wahrung der Vertraulichkeit bedingte Mangel an unmittelbarer Information über die vorgebrachten Vorwürfe gegenüber anderen Beteiligten dadurch ausgeglichen werden, dass der Ombudsman für die Wissenschaft die Betroffenen über den Gegenstand der Vorwürfe informiert. In der Regel, und vor allem wenn eine Vermittlung angestrebt wird, umfasst dies auch die Identität des Anrufenden.
7. Wenn die schriftlichen Stellungnahmen noch nicht ausreichen sollten, um eine Ein­schätzung zu formulieren, kann der Ombudsman für die Wissenschaft die Beteiligten zu mündlichen Gesprächen einladen, um mögliche Lösungen zu besprechen. Er kann dabei Einzelgespräche und/oder Gespräche mit den Beteiligten gemeinsam führen.
8. Nach dem Abschluss einer Sachermittlung spricht der Ombudsman für die Wissenschaft auf Grundlage der guten wissenschaftlichen Praxis eine Einschätzung sowie eine Empfehlung in einer Angelegenheit aus. Die Einschätzung wird allen an einem Verfahren beteiligten Personen mitgeteilt. Resultiert der Konflikt aus einem korrigierbaren Verstoß gegen die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis, werden die Beteiligten über die zur Korrektur der Unredlichkeit notwendigen Schritte informiert. Der Idealfall einer erfolgreichen Vermittlung ist die Behebung der zur Anrufung führenden Ursachen bzw. eine gütliche Beilegung des Konflikts. In geeigneten Fällen schlägt der Ombudsman für die Wissenschaft den Beteiligten eine Vereinbarung über das künftige Verhalten vor.
9. Es kommt vor, dass eine an einem Ombudsverfahren beteiligte Person bzw. Institution nicht zustimmt, die durch den Ombudsman für die Wissenschaft vorgeschlagenen korrigierenden Schritte (gemäß V. 8.) umzusetzen, sodass der Verstoß gegen die gute wissenschaftliche Praxis weiterhin bestehen bleibt und der daraus resultierende Konflikt im Rahmen des Ombudsverfahrens nicht beigelegt werden kann. Der Ombudsman prüft in einem solchen Fall in Abstimmung mit den von der Unredlichkeit betroffenen Personen, ob die Angelegenheit zur weiteren Prüfung einer anderen Stelle (gemäß II. 5. b und V. 10) übergeben werden sollte.
10. Wenn das Ombudsgremium eine Angelegenheit an den Ausschuss zur Untersuchung von Vorwürfen wissenschaftlichen Fehlverhaltens der DFG abzugeben beabsichtigt oder ein Verfahren bei einem Untersuchungsgremium einer anderen wissenschaftlichen Institution anregen wird, wird dies den Hinweisgebenden mitgeteilt. Wurden bereits andere Parteien vom Ombudsman für die Wissenschaft kontaktiert, informiert er auch diese Personen über den geplanten Schritt. Ab dem Zeitpunkt der Weiterleitung eines Falls gilt die Angelegenheit für den Ombudsman für die Wissenschaft insofern als abgeschlossen, als keine weitere Bearbeitung durch den Ombudsman für die Wissenschaft erfolgt.
11. Der Ombudsman für die Wissenschaft kann zum Schutz oder zur Rehabilitation von Beteiligten unter Abwägung der Interessen aller Beteiligten auch gegenüber Dritten oder sogar öffentlich Stellung nehmen. In Anbetracht der Grundsätze der Vertrau­lichkeit und Unparteilichkeit gegenüber den Beteiligten geschieht dies sehr selten. Es hat sich jedoch bereits gezeigt, dass die Möglichkeit der Stellungnahme – insbesondere diejenige gegenüber Dritten – für die angemessene Behandlung einer Angelegenheit sinnvoll sein kann.
12. Wenn Beteiligte eines Ombudsverfahrens oder die Hinweisgebenden selbst die Ver­traulichkeit hinsichtlich der Verfahrensinhalte brechen, prüft der Ombudsman für die Wissenschaft die auf das Verfahren bezogenen, öffentlich getätigten Aussagen. Der Ombudsman für die Wissenschaft behält sich in einem solchen Fall vor, die aus Sicht des Ombudsgremiums nicht objektiv bzw. korrekt dargestellten Verfahrensinhalte öffentlich bzw. gegenüber Dritten zu korrigieren, insbesondere um die weiteren an einem Verfahren beteiligten Personen vor einem ungerechtfertigten Reputations­verlust zu schützen.

VI. Information der Öffentlichkeit über die Tätigkeiten des Ombudsman für die Wissenschaft

1. Der Ombudsman für die Wissenschaft berichtet jährlich dem Senat der DFG und der Öffentlichkeit über seine Arbeit. Dort werden in anonymisierter Form die Fälle zusammengefasst, mit denen das Ombudsgremium im Zeitraum des Berichts befasst gewesen ist, außerdem werden nationale und internationale Tätigkeiten des Ombudsgremiums und der Geschäftsstelle des Ombudsman für die Wissenschaft dargestellt sowie über aktuelle Fragen zum Thema „wissenschaftliche Integrität“ berichtet. Zum Schutz der in Ombudsangelegenheiten involvierten Personen und Institutionen werden Falldarstellungen grundsätzlich nur anonymisiert und in einer Form veröffentlicht, in der von Dritten keine Rückschlüsse auf Identitäten geschlossen werden können.
2. Die Unterrichtung der Öffentlichkeit über seine Tätigkeit sieht der Ombudsman für die Wissenschaft als eine wichtige Aufgabe an. Die Öffentlichkeit muss sich darüber informieren können, wie mit Fällen möglichen wissenschaftlichen Fehlverhaltens umgegangen wird, wenn die Wissenschaft weiterhin ihr Vertrauen in Anspruch nehmen will.
3. Den Jahresbericht veröffentlicht der Ombudsman für die Wissenschaft auf seiner Internetseite.
4. Anfragen, die an das Ombudsgremium herangetragen werden, bzw. Charakteristik oder Inhalt von Ombudsangelegenheiten können Hinweise für aktuelle Entwicklungen im Wissenschaftssystem darstellen. Es kommt vor, dass sich ein Bedarf für neue Regeln und Richtlinien zur guten wissenschaftlichen Praxis abzeichnet. Der Ombudsman für die Wissenschaft nimmt die ihm vorgetragenen Fälle deshalb zum Anlass, auch über den jährlichen Bericht hinaus öffentlich allgemeine Hinweise zu den Standards guter wissenschaftlicher Praxis oder Empfehlungen zur möglichen Entwicklung neuer Standards zu geben.

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