FAQ – Frequently Asked Questions

Allgemeines zum Ombudswesen

1. Wer kann sich an den Ombudsman wenden?

Jede Wissenschaftlerin und jeder Wissenschaftler mit einem Bezug zum deutschen Wissenschaftssystem kann sich mit der Bitte um Rat oder Vermittlung im Bereich guter wissenschaftlicher Praxis (GWP) an uns wenden.

2. Sollte ich mich eher an die lokale Ombudsperson oder an den überregionalen Ombudsman wenden, wenn ich einen Rat oder eine Art „Schiedsperson“ in einem Konfliktfall in der Wissenschaft benötige?

Es steht jeder Wissenschaftlerin und jedem Wissenschaftler frei, sich entweder an die Ombudsperson der eigenen Einrichtung oder an den Ombudsman zu wenden. Lokale Ombudspersonen haben häufig eine genauere Kenntnis über die Regelungen und Abläufe der jeweiligen Einrichtung und sind in der Regel vor Ort ansprechbar. Der Ombudsman stellt einen externen Ansprechpartner dar, was besonders bei Konflikten zwischen Personen aus verschiedenen Institutionen hilfreich sein kann. Er ist keine den lokalen Ombudspersonen übergeordnete Instanz.

3. Für welche Anliegen ist der Ombudsman der richtige Ansprechpartner?

Der Ombudsman berät bei allgemeinen Fragen zur guten wissenschaftlichen Praxis (GWP) sowie bei Fragen zu konkreten Konfliktfällen in diesem Bereich. Zu den Hauptaufgaben gehört außerdem die vertrauliche Vermittlung in konkreten Konfliktfällen im Rahmen von Ombudsverfahren, sofern diesen Konflikten ein noch korrigierbares Fehlverhalten zugrunde liegt (siehe auch Frage 4).

4. Was ist mit dem Ausdruck „korrigierbares Fehlverhalten“ gemeint?

Es gibt eine Reihe von Handlungsweisen, die als nicht vereinbar mit der guten wissenschaftlichen Praxis gewertet werden können, die sich jedoch rückgängig machen lassen oder die korrigiert werden können (im Englischen als questionable research practices bezeichnet, kurz: QRP). Hierzu zählen z.B. Autorschaftskonflikte, Datennutzungskonflikte (etwa Fragen zu „geistigem Eigentum“) oder auch Konflikte, die aus einer mangelnden Betreuung resultieren (häufig in der Promotionsphase, aber auch bei der Betreuung von Master-Studierenden).

Die bekanntesten Formen des Betrugs in der Wissenschaft – wie Plagiat, Datenfälschung und Datenmanipulation (im Englischen bekannt als fabrication, falsification, plagiarism, kurz: FFP) – stellen typischerweise ein nicht korrigierbares Fehlverhalten dar.

5. In welchen Fällen kann der Ombudsman nicht weiterhelfen?

1) Steht ein nicht korrigierbares Fehlverhalten im Raum (Plagiat, Datenmanipulation oder Datenfälschung), kann der Ombudsman nicht vermittelnd tätig werden. Die Untersuchung und ggf. Sanktionierung eines solchen Fehlverhaltens obliegt in Deutschland den jeweils betroffenen wissenschaftlichen Einrichtungen. Können wir Anhaltspunkte für ein nicht korrigierbares Fehlverhalten bestätigen, leiten wir die Anfrage umgehend zur Überprüfung an die zuständige Einrichtung weiter.

2) Ist eine Angelegenheit bereits Gegenstand eines Rechtsstreits oder ist absehbar, dass von mindestens einer Partei ein Gerichtsverfahren in der Sache angestrebt wird, kann kein Ombudsverfahren durchgeführt werden (siehe auch Frage 6). Auch bietet der Ombudsman keine klassische Rechtsberatung.

3) Liegt einem Konflikt eine rein fachliche Kontroverse zugrunde, kann der Ombudsman keine Einschätzung abgeben. Wissenschaftlich-inhaltliche Unstimmigkeiten müssen in den jeweiligen Fachcommunities diskutiert und gelöst werden.

Stellen wir fest, dass einer der oben genannten Punkte zutrifft, erhalten Sie eine schriftliche Nachricht, in der wir begründen, warum der Ombudsman bezogen auf Ihre Anfrage nicht weiter tätig werden kann.

6. Ich habe mir bereits einen Anwalt genommen und plane, einen Konflikt um ein Fehlverhalten vor Gericht zu klären. Warum kann der Ombudsman mich nicht beraten, obwohl offenbar ein wissenschaftliches Fehlverhalten vorliegt?

Die wichtigsten Prinzipien der Ombudsarbeit sind Unparteilichkeit und Vertraulichkeit. Eine erfolgreiche Konfliktvermittlung hängt maßgeblich davon ab, dass diese Prinzipien gewährleistet werden können. Bei bereits rechtsförmig geführten Konflikten besteht die Gefahr, dass Informationen aus dem vertraulichen und auf Vermittlung abzielenden Ombudsverfahren zum Nutzen einer Seite im Gerichtsprozess angeführt werden. Daher kann kein Ombudsverfahren parallel zu einem Gerichtsverfahren in der gleichen (oder in einer nahe verwandten) Angelegenheit durchgeführt werden (siehe hierzu auch Jahresbericht 2014, S. 8). Wenn im Laufe eines Ombudsverfahrens eine Partei einen Rechtsanwalt hinzuzieht, hält das Ombudsgremium seine Vermittlung an oder beendet das Verfahren.

7. Ich bin mir nicht sicher, ob ein Fehlverhalten bzw. ein Verstoß gegen die GWP-Regeln vorliegt. Wie sollte ich vorgehen?

Es ist ratsam, sich zunächst an die lokale Ombudsperson oder an den Ombudsman zu wenden und die Situation zu schildern. Im Gespräch oder im schriftlichen Austausch kann in der Regel herausgearbeitet werden, ob Hinweise auf einen GWP-Verstoß vorliegen und welches weitere Vorgehen am sinnvollsten scheint. Eine vertrauliche Beratung dient auch dem Schutz der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers vor negativen Konsequenzen.

Anfragen an den Ombudsman

8. Welche Unterlagen bzw. Informationen sollte meine Anfrage an den Ombudsman enthalten?

 Zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen wir zunächst nur eine knappe Beschreibung der Angelegenheit. Hilfreich kann es sein, wenn Sie Ihrer Anfrage bereits die wichtigsten Belege – soweit vorhanden – beifügen. Sollten wir für die Einschätzung des Sachverhalts weitere Informationen oder Belege benötigen, werden wir Ihnen dies mitteilen.

Zum Einreichen Ihrer Anfrage können Sie unser Kontaktformular verwenden. Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail senden, wobei Sie Ihrer E-Mail bitte unbedingt unser Anfrageformular beifügen sollten.

Gerne können Sie auch zunächst in der Geschäftsstelle anrufen und Ihr Anliegen schildern, um herauszufinden, ob wir der richtige Ansprechpartner sind und welche Unterlagen sinnvollerweise eingereicht werden sollten.

9. Wie wird die Vertraulichkeit meiner Anfrage an den Ombudsman gewährleistet?

Wir kontaktieren grundsätzliche keine Personen oder Institutionen bezüglich Ihrer Anfrage, ohne zunächst mit Ihnen Rücksprache zu halten. Sollte eine Stellungnahme einer anderen Person notwendig erscheinen, um in einer Sache vermitteln oder einen Sachverhalt korrekt einschätzen zu können, bitte wir Sie zuvor hierfür um Ihr Einverständnis. Grundsätzlich werden nur diejenigen Personen in ein Ombudsverfahren einbezogen, deren Stellungnahme für eine erfolgreiche Konfliktvermittlung erforderlich ist – beispielsweise die Gegenseite oder eine weitere bereits in der Sache tätige Stelle.

10. Hält der Ombudsman mit der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) Rücksprache über Anfragen?

Nein. Das Ombudsgremium wird zwar von der DFG eingesetzt, übt seine beratende und vermittelnde Funktion aber unabhängig von der DFG aus. Die DFG wird weder in Ombudsverfahren involviert noch über die Inhalte eines Verfahrens oder die Beteiligten informiert.

11. Kann ich mich auch anonym an den Ombudsman wenden?

Ja, wir bearbeiten auch anonyme bzw. unter Pseudonym eingereichte Anfragen. Für eventuelle Rückfragen benötigen wir eine E-Mail- oder Postadresse, unter der wir Sie erreichen können. Unsere Empfehlungen im Rahmen von anonymen Beratungen können nur unter Vorbehalt gelten, da uns nur Ihre (subjektive) Sicht auf den Konflikt bzw. die Angelegenheit vorliegt (siehe auch Frage 14).

Wir möchten darauf hinweisen, dass eine Beratung oftmals davon profitiert, wenn der genaue Kontext bekannt ist, da dann spezifischere Vorschläge zum Vorgehen gemacht werden können. Wir behandeln alle Anfragen absolut vertraulich und stimmen unsere Vorschläge zum weiteren Vorgehen immer zunächst mit Ihnen ab (siehe auch Frage 9).

12. Kann ich mich an den Ombudsman wenden, wenn die Angelegenheit bereits von einer anderen (z.B. lokalen) Instanz untersucht wurde oder wird?

Wir werden nicht parallel tätig, wenn die gleiche Angelegenheit bereits andernorts – etwa von einer lokalen Ombudsperson oder einer Fehlverhaltenskommission – bearbeitet wird (vgl. auch Frage 2). Der Ombudsman ist auch keine Revisionsinstanz für bereits abgeschlossene Verfahren, das heißt, wir eröffnen kein eigenes Verfahren, wenn die gleiche Angelegenheit bereits abschließend untersucht wurde.

Bei konkreten Zweifeln an der sachgerechten Untersuchung Ihrer Anfrage können wir prüfen, ob das Verfahren formal korrekt abgelaufen ist. Hierfür wenden wir uns in der Regel nachfragend an die untersuchende Instanz.

Lokale Ombudspersonen können sich in Zweifelsfällen bei konkreten Anfragen oder bei allgemeinen Fragen zu Ombudsverfahren ratsuchend an uns wenden.

Fragen zum Ombudsverfahren

13. Wie läuft ein Ombudsverfahren ab?

Nach Eingang einer Ombudsanfrage prüft der Ombudsman zunächst, ob er in der Angelegenheit tätig werden kann (vgl. Fragen 3 und 4). Eventuell wird der oder die Anfragende um weitere Erläuterungen oder Belege gebeten. Anschließend wird in der Regel eine Stellungnahme derjenigen Person(en) eingeholt, auf die sich die Anfrage bezieht. Bei divergierenden Aussagen wendet sich das Ombudsgremium anschließend erneut an die in den Konflikt involvierten Personen, mit der Bitte um Präzisierung des Sachverhalts (und ggf. Zusendung aussagekräftiger Belege).

Die Kommunikation verläuft in der Regel schriftlich. In seltenen Fällen wird ein Vermittlungsgespräch unter Moderation des Ombudsman anberaumt. Liegen dem Ombudsgremium ausreichend Informationen vor, trifft es eine an den GWP-Regeln ausgerichtete Einschätzung (siehe auch Fragen 16 und 17). Eine schematische Darstellung der Ombudsverfahren finden Sie hier.

14. Was passiert, wenn ich nicht möchte, dass der Ombudsman sich an die Person(en) wendet, auf die sich meine Anfrage bezieht?

Der Ombudsman agiert nach dem Grundsatz der Unparteilichkeit. Daher können wir nur dann abschließende Einschätzungen und Empfehlungen aussprechen, wenn alle in einen Konflikt involvierten Personen die Möglichkeit hatten, ihre Sicht auf die Situation darzulegen.

Wir bieten dennoch Beratungen auch für diejenigen Anfragenden an, die ausdrücklich keine Kontaktierung der weiteren involvierten Personen wünschen. Diese Beratungen verstehen sich dann unter Vorbehalt, da sie ausschließlich die Sichtweise des oder der Anfragenden zur Grundlage haben.

15. Wie lange dauert ein Ombudsverfahren durchschnittlich?

Das Ziel eines Ombudsverfahrens ist es, möglichst schnell eine Einigung oder Lösung des Konflikts herbeizuführen. Wie schnell das erreicht werden kann, hängt davon ab, wie zeitnah uns angefragte Stellungnahmen und Belege erreichen. Auch die Kooperationsbereitschaft der Beteiligten beeinflusst die Länge des Verfahrens. Einige Verfahren können innerhalb von wenigen Wochen bzw. Monaten beendet werden, es gibt jedoch keine zeitliche Obergrenze für Ombudsverfahren.

16. Auf welcher Grundlage basieren die Empfehlungen des Ombudsman?

Der Ombudsman orientiert sich bei seinen Beratungen und Empfehlungen an den Regeln der guten wissenschaftlichen Praxis (GWP), wie sie in der DFG-Denkschrift zur „Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis“ (aktualisierte Auflage 2013) formuliert sind. Darüber hinaus greifen wir je nach Inhalt der Anfrage auch auf weitere Regelwerke aus dem Bereich wissenschaftlicher Integrität zurück, etwa den European Code of Conduct for Research Integrity oder die Richtlinien des Committee on Publication Ethics (COPE).

17. Sind die Empfehlungen des Ombudsman bindend?

Da der Ombudsman eine Vermittlungs- und keine Sanktionsinstanz ist, sind unsere Empfehlungen nicht rechtlich bindend. Unsere Empfehlungen zielen jedoch darauf ab, ein wissenschaftliches Fehlverhalten zu verhindern oder zu korrigieren. Wir behalten uns daher vor, den Sachverhalt ggf. zur weiteren Untersuchung an die zuständige lokale Fehlverhaltenskommission abzugeben.

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